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Text File  |  1991-04-10  |  9KB  |  154 lines
  1.                              HOW TO PRODUCE A PO
  2.  
  3.  
  4. This screen is used to produce purchase orders. You select the vendor and the
  5. items from pick lists and enter the quantities to order. The system produces a
  6. purchase order using the current template. It automatically extends quantities
  7. by unit prices and applies sales tax. After the PO has been produced, the system
  8. takes it into the system editor. From here you can edit the document and print
  9. it out.
  10.  
  11. The first step in creating a PO is to select the vendor. You can enter the
  12. vendor id in the Vendor field or press the F8 key when the cursor is at the
  13. Vendor field.
  14.  
  15. Pressing the F8 key will bring up a pick list of available vendors. Use the
  16. UpArrow, DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper
  17. vendor. When the highlight is at the proper vendor, press Enter to select the
  18. vendor. The system will fill in the vendor name and address fields from the
  19. vendor database.
  20.  
  21. If the vendor that you selected has comments associated with it, these comments
  22. will be displayed in a pop-up window at this point.
  23.  
  24. If the vendor is new and doesn't exist in the database, assign a vendor id to
  25. the vendor and enter it in the Vendor field. Later, when you press F5 to
  26. produce the PO or Enter to display the total price, you will be given the option
  27. to add this vendor to the database.
  28.  
  29. Next, fill in the Shipping, C.O.D., Ship Via, FOB, Terms and PO Comment fields
  30. as needed. If an amount field has positions after the decimal point, the decimal
  31. point should be entered as part of the field. For example, $12.59 should be
  32. entered as 12.59.
  33.  
  34. After the vendor information has been entered, item information needs to be
  35. entered. To select items, position the cursor in one of the quantity (Qty)
  36. fields and press F8.
  37.  
  38. This will bring up a pick list of major categories of items. Use the UpArrow,
  39. DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  40. category. When the highlight is at the proper major category, press Enter to
  41. select the major category.
  42.  
  43. After a major category has been selected, a pick list of sub categories for the
  44. major category selected will be displayed. A selection is made from this pick
  45. list in the same manner as selecting a major category.
  46.  
  47. After a sub category has been selected, a pick list of item descriptions for the
  48. sub category selected will be displayed. You can select the proper items from
  49. this pick list. When the highlight is at a certain item and Enter is pressed, a
  50. checkmark will be displayed indicating that the item has been selected. Pressing
  51. Enter when the highlight is at an item where there is already a checkmark will
  52. cause the checkmark to disappear and the item to be un-selected.
  53.  
  54. After you have selected all of the proper items from the item pick list, press
  55. Esc to delete the pick list. At this point, the sub category pick list will be
  56. displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you press
  57. Esc again, the major category pick list will be displayed and you can select
  58. another major category. Pressing Esc will always take you back to the previous
  59. pick list. When you have finished selecting items, press Esc to delete the major
  60. category pick list. The items that were selected will be displayed in the bottom
  61. half of the screen.
  62.  
  63. At this point, it's time to enter the quantities. Enter the quantities by
  64. tabbing to the proper quantity field and filling in the quantity. If the
  65. quantity has 1 or more positions after the decimal point, the decimal point
  66. should be entered as part of the field. For example, 12.5 should be entered as
  67. 12.5.
  68.  
  69. If there are more items on the next page, the PgDn=Next label at the bottom of
  70. the screen will be highlighted. If this label is highlighted, pressing the PgDn
  71. key will bring up the next page of items. Similarly, if there are items on a
  72. previous page, the PgUp=Prev label will be highlighed.
  73.  
  74. If you wish to delete an item from the PO, space out the Stock Number field.
  75.  
  76. When all the vendor, item and quantity information has been entered, press the
  77. F5 key to produce the PO. To display the total price without producing the PO,
  78. press the Enter key. The system uses the amount in the Cost field on the Item
  79. screen as the unit price of each item. No discounts are applied.
  80.  
  81. Alternatively, you can enter the quantity in the Qty field and the stock number
  82. in the Stock Number field. When you have filled in all the stock number lines,
  83. pressing the PgDn key will enable you to enter more stock numbers. Pressing the
  84. Enter key will allow you to preview the total price and cause the system to fill
  85. in the Description and Price fields. Pressing the F5 key will create the PO.
  86.  
  87. When you press the F5 or Enter keys, the system will fill in the Description or
  88. Price fields if they are blank. This means that if you want the system to fill
  89. in a field, it must be blank. For example, if you change the stock number and
  90. the Description and Price fields are filled in, the system will not fill in
  91. these fields. You need to space out these fields first. If you want to change
  92. the Price field to zero, you must enter a zero in this field. Spacing out the
  93. Price field will cause the system to fill in a value. You can override the value
  94. in any field by typing over it. For example, to override the price for an item,
  95. tab to the proper price field and type in the new price.
  96.  
  97. The system will take the produced PO into the system editor. From here you can
  98. edit and print the document. Please refer to the instructions for the System
  99. Editor on its operation. In the System Editor, form feed characters show up as
  100. uppercase L's in column 1. If you have a color monitor, the form feed characters
  101. show up as white colored L's while the rest of the text is yellow colored. Form
  102. feed characters are used to tell a printer to skip to the top of a new page.
  103.  
  104. When you return from the System Editor, the system will update the Last Activity
  105. date field on the vendor record for the current vendor. It will also save the
  106. current PO and update the quantity on order for each item on the PO.
  107.  
  108. Pressing the F3 key will toggle the cursor between the Vendor, the first Qty
  109. and the first Stock No fields. If the cursor is in any of the vendor fields,
  110. pressing the F3 key will advance the cursor to the first Qty field. If the
  111. cursor is in any of the Qty fields, pressing the F3 key will advance the cursor
  112. to the first Stock No field. If the cursor is in any other field, pressing the
  113. F3 key will advance the cursor to the Vendor field.
  114.  
  115. Pressing the F6 key will display a menu.
  116.  
  117. Selection A is used to retrieve previously saved PO's. The system will restore
  118. to the screen everything that was on the screen when the PO was saved. It will
  119. also restore the editor file (PODOC.PRT) containing the PO that was produced.
  120. PO's are retrieved by vendor id. Therefore, you must first fill in the Vendor
  121. field. Once a PO has been restored, you can modify the data on the screen and
  122. produce the PO again by pressing F5 or use Selection D to edit and/or printout
  123. the PO as it exists. If you recreate a PO by pressing F5, the system will
  124. automatically update the quantity on order for the items on the PO. The system
  125. will back out the old quantities and replace them with the updated quantities.
  126. A PO which has items that have been fully or partially received can't be
  127. recreated by pressing the F5 key. To change the PO, you must:  (1) Use the
  128. Receive PO screen to back out the quantities received  (2) Update the PO and
  129. recreate it by pressing the F5 key  (3) Use the Receive PO screen to re-enter
  130. the quantities received. The system will automatically change the current
  131. template to the template that was used to create the retrieved PO. This template
  132. will remain in effect until you change it to another template.
  133.  
  134. Selection B is used to delete PO's that are no longer needed. The system
  135. displays the PO number, the date it was created and the comments associated with
  136. it in a window. When the highlight is at a PO, pressing the Enter key will
  137. select/unselect the PO. Pressing the Esc key will exit you from the window and
  138. delete all the selected PO's.
  139.  
  140. Selection C allows you to the change the template that is used in producing
  141. PO's. If you change the template, the new template will become the default
  142. template until you change it. The name of the current template is displayed in
  143. the upper right hand corner of the screen.
  144.  
  145. Selection D allows you to re-edit or print out the last PO that was created by
  146. the system.
  147.  
  148. When the system returns from the System Editor, the vendor, item and quantity
  149. information is exactly the same as it was before. You can modify the vendor
  150. information and quantities and produce another PO if that is desired. To start
  151. fresh with new information, press the F9 key to clear the screen.
  152.  
  153. To exit the screen, press Esc.
  154.